Política de Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento: Conjunto Residencial Bosque de los Comuneros Etapa 1 P.H., Bogotá D.C. Canal para consultas, reclamos y ejercicio de derechos: comuneros1ph@gmail.com.

1. Marco normativo, objeto y alcance

Esta política se adopta conforme al artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas aplicables. Regula la recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación restringida, transmisión, conservación, supresión y demás operaciones sobre datos personales de propietarios, residentes, arrendatarios, visitantes, proveedores, contratistas, trabajadores, personal de vigilancia y demás personas relacionadas con la copropiedad. Comprende el portal, el correo institucional, los formularios autorizados y los demás canales administrados por la copropiedad.

2. Principios y autorización

El tratamiento observará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La simple navegación no constituye autorización para los trámites que requieren datos personales. Cuando la ley la exija, se solicitará autorización previa, expresa e informada mediante una casilla no premarcada u otro mecanismo que permita conservar prueba.

3. Datos tratados

Según el trámite podrán tratarse datos de identificación y contacto; torre, apartamento y vínculo con la copropiedad; fechas, horarios y modalidad; vehículos y parqueaderos; solicitudes, respuestas y soportes; información administrativa, contable, contractual y de cartera estrictamente necesaria; y datos de terceros incluidos por el titular en una comunicación. El portal no solicita contraseñas, códigos de autenticación ni credenciales bancarias.

4. Finalidades por los servicios publicados

Noticias, documentos y contenido institucional: publicar información de la copropiedad, documentos de propiedad horizontal, gestión, mantenimiento y administración, avisos, enlaces, imágenes y archivos, y atender solicitudes relacionadas.

PQRSD, certificados, orientación, convivencia y contacto: recibir, clasificar, remitir a la Administración, Consejo de Administración o Comité de Convivencia, gestionar y responder peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, solicitudes de certificados y demás comunicaciones; verificar identidad o legitimación cuando corresponda y conservar evidencia de la actuación.

Citas y acuerdos de pago: registrar identidad, ubicación en la copropiedad, contacto, fecha, hora, modalidad y motivo; consultar disponibilidad, confirmar, reprogramar o cancelar la atención administrativa o contable. La información financiera y de cartera se tratará solo en la medida necesaria.

Pagos y citofonía: orientar sobre el convenio y las referencias de pago, facilitar el acceso a Jelpit y apoyar aclaraciones. El pago se efectúa en la plataforma externa y el portal no almacena datos de tarjetas o cuentas bancarias.

Censos y control de acceso: actualizar registros de residentes y vehículos, y los demás censos institucionales habilitados; verificar la relación con la copropiedad; apoyar el control de ingreso, la seguridad y las comunicaciones operativas.

Morosidad: generar indicadores consolidados por torre para informar el estado general de cartera. En la página pública no se muestran nombres, apartamentos, valores adeudados ni información individual.

Reservas de zonas verdes: registrar zona, identidad y contacto, torre, apartamento, fecha, horario, finalidad y número estimado de asistentes; validar disponibilidad y condiciones, decidir la solicitud, controlar el uso y documentar daños o incumplimientos.

Préstamos de parqueaderos de visitantes: registrar parqueadero, ubicación del solicitante, contacto, fecha y horario; verificar disponibilidad y duración, decidir la solicitud, controlar el uso y gestionar novedades con respeto del debido proceso.

Trasteos de entrada o salida: registrar tipo de trasteo, responsable, torre, apartamento, teléfono, correo, fecha, horas, detalle e información adicional; verificar la solicitud escrita, el paz y salvo exigido por el Reglamento de Propiedad Horizontal, revisar y decidir la autorización, coordinarla con el personal autorizado, controlar horarios, proteger la seguridad y las zonas comunes y documentar daños o incumplimientos. El conjunto no cuenta con ascensores.

Reportes de vigilancia: registrar la categoría de la novedad, identificación y cargo de quien reporta, turno, fecha, hora, ubicación cuando aplique, descripción y constancias relacionadas con paquetería; gestionar reportes de parqueaderos, minuta, convivencia, mantenimiento y trasteos. Las evidencias pertinentes podrán enviarse al correo institucional.

Estadísticas de uso: medir de manera agregada visitas, consultas de secciones y clics para mejorar el contenido y el funcionamiento. Puede utilizarse un identificador aleatorio seudónimo almacenado en una cookie con atributos de seguridad y una duración máxima de un año. Estas mediciones no se utilizan para publicar nombres, correos ni información individual de los visitantes.

5. Fundamentos legales y prueba

El tratamiento se apoyará en la autorización del titular cuando sea exigible y, en los casos permitidos por la ley, en el cumplimiento de deberes legales o contractuales, la Ley 675 de 2001, el Reglamento de Propiedad Horizontal, el Manual de Convivencia, las decisiones válidas de los órganos de la copropiedad, la atención de urgencias y las demás excepciones legales. La autorización podrá acreditarse por medios electrónicos, mensajes de datos y registros del sistema.

6. Datos sensibles, menores y datos de terceros

El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo obligación legal o necesidad debidamente justificada. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratarán cuando sea indispensable, se respete su interés superior y medie la autorización correspondiente. Quien suministre datos de otra persona declara contar con autorización o fundamento legítimo y deberá informarle sobre este tratamiento. No deben remitirse datos excesivos, íntimos o ajenos a la solicitud.

7. Circulación, encargados y terceros

La información no se comercializa ni se publica, salvo los contenidos destinados al público y los indicadores agregados. Podrá circular de forma restringida entre la Administración, órganos de dirección o control, contabilidad, personal de vigilancia, proveedores y autoridades, únicamente cuando sea necesario, exista autorización o lo permita la ley. Los proveedores de alojamiento, almacenamiento, correo, formularios, pagos y comunicaciones podrán actuar como encargados o responsables independientes. Jelpit, Google Forms, WhatsApp y otros destinos externos se someten además a sus propias políticas.

8. Seguridad e incidentes

Se aplican medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para reducir los riesgos de adulteración, pérdida, consulta, uso, divulgación o acceso no autorizado, con acceso limitado al personal que lo requiera por sus funciones. Ningún sistema es infalible. Los incidentes o sospechas de acceso indebido deben informarse a comuneros1ph@gmail.com para su evaluación, contención y reporte cuando legalmente corresponda.

9. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para la finalidad informada, la relación con la copropiedad, la defensa de derechos y el cumplimiento de obligaciones legales, contables, contractuales, reglamentarias y de archivo. Cumplidos esos fines se eliminarán, anonimizarán o archivarán de forma restringida.

10. Derechos de los titulares

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado; acceder gratuitamente; presentar consultas y reclamos; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable. La revocatoria o supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

11. Consultas y reclamos

La solicitud debe enviarse a comuneros1ph@gmail.com con el asunto “Habeas data” e incluir identificación del titular, datos de contacto, descripción clara y soportes pertinentes. Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles, con las ampliaciones y requisitos previstos en la ley.

12. Actualizaciones

La Administración podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, institucionales, tecnológicos o de los servicios publicados. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales institucionales y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización.